会议系统的配置
1、视频会议日常维护注意事项
设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔接线。设备的系统设置已调好，不要随意更改。开会时应尽量避免使用远端摄像机控制。
严禁带电插拔任何连接线。严禁带电清洁和维护设备。严禁用手转动镜头。严禁震动和挤压设备，特别是镜头。严禁随意拆卸设备。严禁烟火、曝晒。设备用毕将摄像机镜头盖上。
2、视频会议日常使用注意事项
会议开始前，应调整好镜头摆放位置，设定好镜头的预置位，镜头不要摆放在逆光的位置。
会议过程中，尽量不要在镜头前来回走动，不要经常摇控镜头转动。会议过程中，如果出现无故断会等的情况，不要立即用遥控器呼叫其他会场，应立即打电话与主会场的操作人员联系，等待主会场的操作。不需要发送双流的会场不要将PC连接到设备上。每次使用完，关机后要及时断开电源，如果不断开电源，设备处于通电状态。
3、首先是设备的安全问题
视频会议设备往往放置于会议室，有的会议室使用率并不高，常常会议室中空无一人;因此，如此昂贵的设备必定要保管专员，保管专员必须每天过目一次设备;保证器材及设备完整性，好会议室中有安全监控。
会议系统设备的特点
(1)数字化
系统内部传输的均为数字化信号，与会代表使用的话筒中都采用了“模－数”转化技术。多数单元设备也使用了模－数和数－模的转换器，因此外部模拟设备(如广播、录音、有线或无线的音频设备等)经过音频媒体接口可以直接进入数字系统网络。
(2)模块化
对任何层次要求的会议，都可以通过模块化选择符合要求的设备搭配来组成相应的系统。对已建立的系统，也可以加入更多的多媒体设备，通过电脑软件实行控制，使系统进一步扩展。
智能无纸化流媒体服务器
无纸化智能流媒体服务器用于无纸化会议系统外部高清视频信号输入和视频信号同步输出的同步、异步处理转换处理，实现无纸化会议系统与其他视频设备的无缝对接，可为无纸化多媒体会议系统提供外部音视频信号和内部音视频信号互联互通的流媒体平台。 1、标准机柜式设计（2U），内嵌高清、标清视频信号处理模块，同步、异步处理视频信号输入、输出；
2、支持HDMI、VGA信号输入，外部信号通过此接口实时广播画面到所有会议终端并同步显示；
3、支持HDMI、VGA信号输出，任何会议终端画面通过此接口输出至大屏幕或其他信号显示设备；
4、配置1路3.5mm音频输入接口和1路3.5mm音频输出接口，实现音视频同步输入输出；
5、支持信号格式自动转换功能，网络数据信号转换成数字信号，数字信号自动转换成网络信号传输；
6、支持与会场同步信号跟踪功能，当会场有同步信号时保持实时跟踪并同步输出到输出接口，当会场无同步信号时，输出接口无任何画面输出；
7、支持远程登录web后台管理，可为无纸化多媒体会议系统提供外部音视频信号和内部音视频信号互联互通的流媒体平台；
8、支持将各终端的信号广播到大屏展示，将头票结果和签到结果投屏到大屏展示；
9、支持将会议标语等信息广播到大屏展示。